Projektledning, kontroll genom projektrevision
En projektrevision är ett första steg på väg mot att ta kontroll över projektet igen. Revisionen syftar till att hitta projektets problem och möjligheter för att kunna föreslå hur projektet ska kunna stabiliseras. Målet är tydligt; se till att projektet börjar leverera och gör klart eller lägg ner.
Projektledning, revisionen
Ofta sker beslutet om en projektrevision rätt sent i projektcykeln, då alla problem uppdagas. Ofta i samband med att en milstolpe för leverans närmar sig. Situationen är kritisk. Tidplaner sladdar, budgeten skenar och målen uppfylls inte, kunder och uppdragsgivare är missnöjda. Till det kommer hela den personella biten med projektmedlemmar och intressenter som arbetar i en pressad situation.
Fyra faser i projektrevisionen:
- Analys
- Förslag till åtgärder
- Stabilisering
- Utvärdering av åtgärder
Syftet är nyckeln till förståelse
Syftet med revisionen, att stödja projektet, måste vara mycket tydligt för alla inblandade så man inte skapar onödig oro i projektet. En oro som är till hinder för att hitta en lösning. Syftet är att hitta lösningar som leder projektet framåt inte att hitta syndabockar. Människorna och samarbetet är enligt Mongaras erfarenhet nyckeln till lösningen och alltså oftast problemet.
Finns dokumentation?
Projektdokumentationen är en källa till analysen. Är den uppdaterad, ändamålsenligt och lättförståelig som beslutsunderlag? En annan viktig källa är intervjuer med projektmedlemmar och intressenter i projektet. Kan man hitta ett bra urval av intervjupersoner, kan man snabbt skapa en bild av var problemen och möjligheterna ligger. Viktigt att tänka på är att både kunskapen och historiken finns i projektet.
Förslag på områden att titta på
De insamlade uppgifterna bearbetas till konkreta observationspunkter. Det finns ett antal områden att analysera, både vad gäller projektets uppdrag och hur det praktiska projektarbetet har hanterats. Förutom de klassiska områdena med tidplaner, budgetar och resultat, måste man titta på fler saker som kommunikation inom och ut ur projektet, problem- och ändringshantering, rapportering och kontrollprocesser. Observationspunkterna prioriteras efter sortering för att kunna skapa en bra åtgärdsplan. Analysen avslutas med en sammanfattning av slutsatserna och förslag på åtgärder i en revisionsrapport.
Stabiliseringsfasen
När beslut tagits om vilka åtgärder som ska genomföras övergår man till nästa fas. Stabiliseringen. Nu skapar man ett fungerande projekt igen och ser till att förtroendet återupprättas gentemot kunder och ledning. Starten är att lösa personella problem, konflikter och motivation eftersom det är nyckeln till att snabbt få projektet på banan igen. Se över projektets uppdrag, skär bort allt som inte är ett måste. Skapa därefter en ny bas för projektet att arbeta utifrån. Planera och följ upp ekonomi och aktiviteter. Släpp inte på kontrollen och planerna en centimeter under stabiliseringen, man får inte tappa greppet igen. När projektledningen själv har lyckats återta kommandot kan man avsluta stabiliseringen och låta projektet arbeta vidare på den nya stabilare nivå man uppnått.
Utvärdering av genomförda åtgärder
Efter en kort tid bör man göra en utvärdering av genomförda åtgärder för att kunna styra upp det som eventuellt måste justeras. Viktigt är att gå igenom riskanalysen och att ta hänsyn till humanriskerna, hur mår nyckelpersoner i projektet och är förutsättningarna för att lyckas i projektet rätt?
Ta hjälp utifrån
Genom att ta hjälp utifrån, en projektcoach till exempel, kan man undvika organisatoriska låsningar, hemmablindhet. Och man slipper ta resurser från projektet som skulle kunna försena det ytterligare. En granskning är en känslig process som kräver en hel del lyhördhet och känsla.
Det gäller att få motiverade projektmedlemmar och intressenter med sig in i processen för att uppnå ett lyckat resultat. Vi på Mongara vet hur man gör.
Kontrollfrågan?
Projektrevisionens kontrollfråga är: Har projektet möjlighet att lyckas? Det ska finnas tillräckligt goda förutsättningar för att komma i mål. Det innebär, att de resurser som behövs finns på plats. Att det finns ett klimat som är produktivt. Och att projektet har styrgruppens aktiva stöd.
- Liselotte Norén
|
