Förändringsprocessens åtta steg för att lyckas

Vi har genomfört många förändringsprocesser och har tillsammans med våra kunder kommit fram till det är denna åttastegsmodell som fungerar bäst.

Erfarenheten visar att man kan sätta en förändringsprocess på plats i en verksamhet på cirka sex månader i kalendern. Då får man samtidigt en permanent process för ”ständiga förbättringar”. För att man ska lyckas finns det några saker som man bör tänka på vid genomförandet av förändringsarbetet.
    

Tre tips:

1. Säkerställ att det finns tid avsatt för medarbetarna att delta aktivt i processen.
2. Se till att valda projektledare är positiva kulturbärare för värdegrunden i din verksamhet.
3. Se till att beställarna i ledningsgruppen är dedikerade till processen. Som du gör kommer andra att göra.

Processbeskrivning av en förändring

	klicka för större bild

Här nedan finns en schematisk beskrivning hur processen/projektet går till. I de mellanliggande stegen sker också återrapporteringar där man tillsammans med lednings-/styrgrupp tittar på utfall och status för föregående och nästa steg.
    
Vårt förslag är att man gör ett projekt av förändringsarbetet och använder den projektprocess som finns inom företaget. Organisationen blir också enkel att följa och prioriteringsarbetet hamnar naturligt hos den utsedda styrgruppen.

1. Workshop med ledningsgruppen, genomförandetid 1 dag

Här sätter vi ramen för målen ur verksamhetsplanen och arbetar därefter fram de viktigaste förbättringspotentialen som kan kopplas direkt till verksamheten.

2. Kickoff, medarbetarskap, delaktighet för alla, genomförandetid 1 dag

Denna aktivitet genomförs med all personal, här kommer vi i grupper om cirka 12-14 personer arbeta fram utvecklingsprojekt. Dessa är kopplade till de viktigaste målen som finns hämtade ur verksamhetsplanen. Vid genomförandet bemannar vi kickoffen med erforderligt antal konsulter för genomförande av grupprocesser.

3. Bemanna projekten och uppstart av projektgrupperna, genomförandetid 1 dag/grupp

Vi går igenom projektarbetets upplägg och målet med respektive projekt. Mongara brukar delta i gruppvisa projektstarter för att ge deltagarna goda förutsättningar för ett gott projektresultat. Avgränsningar i respektive projekt är i detta skede satta av uppdragsgivare.

4. Faktainsamling och projektarbete

Faktainsamlingen kan ske på olika sätt beroende på vilken storlek och typ av verksamhet det är. Vanligast är intervjuer, möten, enkäter eller arbete och samtal med kunder och kollegor. Detta arbete sker i respektive projektgrupp.

5. Individuell uppföljning av respektive projektgrupp, ½ dag per grupp

Sedan arbetar man vidare enligt den plan som har tagits fram inom varje projektgrupp. Viktigt är att man redan från början vet att avstämning kommer att ske löpande av både resultat och behov att prioritering. Basen blir en detaljerad projektplan,och sedan bokas gemensamt möte för status och uppföljning av projektet.

6. Individuell uppföljning av respektive projektgrupp

Vid den individuella uppföljningen är fokus att förutom att ge konkret stöd i förändringsprojektet också hitta potential till att kommunicera både internt och externt. Internt för att skapa förståelse för förändringen vilket ger en kortare startsträcka i de förändringar som behöver göras. Externt bör kommunikationsprocessen leda till att stärka både varumärket och kundrelationerna. Vanliga frågor är: Vilken återkoppling i resultat kan göras redan nu? Kan vi kommunicera ut resultat till våra kunder och hur?

7. Avrapportering

Avstämning och återkoppling att gemensam mål bild fortfarande är den samma. Detta görs mellan beställare och projektgrupp.

8. Genomförande av projekt redovisningar

Genomgång och presentation till uppdragsgivaren. Denna aktivitet genomförs för all personal i form av ”kickout”. Syftet är att påvisa resultat och permanenta processen kring ”ständiga förbättringar” i verksamheten. Detta kan också ske som exempelvis utställningar i form av expo som beskriver respektive förbättringsprojekt. En viktig del blir att bygga stolthet över det resultat som har uppnåtts och använda den fulla kommunikationsmöjlighet som finns.
    
Om vi stödjer dig i processen kan vårt åtagande se ut på följande sätt:

• Planering och genomförande av workshops för t ex att stämma av uppdragsbeskrivningar och projektplaner.
• Individuell coaching av projektledare.
• Genomförande av framtagna utbildningsinsatser om det finns ett behov att stärka vissa grupper inför förändringen. Flera av våra kunder ser det som en förberedelse till de förändringar i roller och ansvar som behöver göras. I utbildningen kan då t ex också läggas en del pass som har som mål att skapa en samsyn och positiv attityd till förändring.
• Skapa förutsättningar för kommunikation och information på alla nivåer i organisationen. Viktigt att ta med både intern och extern kommunikation och att välja vilket verktyg som ska användas till utvald målgrupp.
• Stöd vid implementeringen av nytt arbetssätt inom ramen för prioriterade förändringsprojekt.
• Ge stöd och coacha chefer/beställare under förändringsprocessens alla delar.
• Omformning av övergripande planer till konkreta aktiviteter och planer.
• Delta i samordning, koordinering av tidplaner och resurser.

» Vill du öka lönsamheten och tänka nytt? Vet du inte riktigt var du ska börja när det gäller webbkommunikation och sociala medier? Vi har idéerna och kunskapen kring hur du kan göra för att nå fler och sälja mer på webben!

» Låt oss komma till er för att på ett kort inspirationsseminarium ge er en introduktion till hur andra gör och vad ni själva kan göra! Vi kan hjälpa er att hitta ert sätt att använda webben och sociala media för att få fler affärer.

» Vill du kunna byta frustation över att webben bara kostar pengar till ett effektivt sätt att tjäna pengar på?

» Att bli bäst i klassen tror vi handlar om att ha modet att välja. Och välja bort. När alla analyser är gjorda, är det dags att välja och välja bort för att kunna utveckla och driva verksamheten vidare.