Skapa en intelligent kickoff

När du skapar en intelligent kickoff och teambuildning blir de en del av det pågående arbetet, både i förändringsprocesser och i det dagliga arbetet. Och verkningsgraden ökar dramatiskt.

Arbetsmodell för att skapa en intelligent kickoff

En arbetsmodell som vi brukar använda för att skapa en intelligent kickoff kan se ut på följande sätt:

Workshop 1

Syftet med den första workshopen är att skapa samsyn i ledningsgruppen kring aktuella frågor och förändringsmål i företaget. Samsynen i ledningsgruppen ger också en prioritering av aktiviteter som behöver genomföras i verksamheten. Där ingår kickoffen som en del. Genom att använda kickoff som verktyg kan man skapa samsyn mellan ledning och medarbetare. När förståelsen för varandras åsikter stiger skapas förutsättningar för högre effektivitet i företaget.

Ur denna workshop hämtas man sedan nyckelord att arbeta vidare med. Viktigt är att undvika luddiga och intetsägande ord, exempelvis kommunikation eller nöjda kunder. Istället ska man försöka precisera vad inom kommunikationen som man vill förbättra eller undvika. Tanken är att kickoffen kan användas för att ta fram och förankra viktiga åtgärder för att utveckla verksamheten.

Efter en kort tid är det dags för workshop 2.

Workshop 2

Syftet med workshop 2 är att bekräfta hur nära medarbetarna står de förändringsmål och den vision som företagsledningen har. Bara därigenom kan ledningen ha en gemensam uppfattning och plattform, något som är mycket viktigt för att kunna genomföra en intelligent kickoff. Genom att tydliggöra hur mycket som återstår tills alla är med på tåget, är det lättare att se de aktiviteter som behöver göras. Både inom ramen för det dagliga arbetet och på kickoffen.

Nu utses en liten grupp av personer som får förtroendet att arbeta vidare med kickoffen efter de förutsättningar som ledningsgruppen har tagit fram. Tänk på att göra arbetsgruppen så liten att det borgar för ett snabbt genomförande, men att man ändå är så många att idéer och uppslag inte blir för få.

Idén för kickoffen

Genom att omforma de prioriterade nyckelorden till ett antal konkreta arbetssituationer kan man arbeta vidare med att ta fram programmet för kickoffen.

Ett vanligt arbetssätt är att vi tillsammans med kunden utvecklar några situationer hämtade ur verkligheten. Momenten, aktiviteterna måste vara konkreta och återkoppla till situationer i verksamheten som väl känns igen av alla. Det kan vara situationer som deltagarna ska lära sig möta i samband med en förändring i företaget, situationer som kan hända eller delvis har hänt. Dessa situationer används sedan som bas för de övningar och reflektioner som används under kickoffen. Tanken är att man efter genomförd kickoff, i verksamhetens fortsatta arbete kan använda samma exempel och då referera till dem för att göra återkopplingar eller påminnelser.

Nu kan en grov plan göras för hur arbetet med att planera och vem som har ansvaret för arbetet med kickoffen. Oftast blir det en projektplan och där avrapportering kommer att ske till ledningsgruppen inom ramen för verksamheten.

Sätt in kickoffidén i sitt sammanhang

Tänk på att en kickoff är en del av verksamhetsutvecklingen. Kickoffen ska stödja verksamheten och affärerna. Det gör att man redan i ett tidigt skede bör planera vilka aktiviteter som ska göras inför kickoffen, för förbereda personalen. Och vad som ska göras efter den. Bara då kan kickoffen användas i hela sin omfattning och ha en maximal effekt. Och det ger dessutom ledningen en möjlighet att påverka personalen i positiv riktning och alla ges möjlighet att förbereda sig.

Sammanfattning

Samsyn i ledningsgruppen.

Hitta de prioriterade områdena – nyckelorden.

Hitta idén för kickoffen.

Sätt in kickoffidén i sitt sammanhang, klargör hur den bäst stödjer verksamheten och affärerna.

Detaljplanera respektive del.

Före, under och efter – konsten att dela in en process i mindre steg. Och på så sätt öka sannolikheten att nå ända fram!