Projektledning, tre grundbultar i projektutvärdering

Projektledning omfattar bland annat utvärdering. Projektutvärderingen i sin tur omfattar i mångt och mycket dessa tre saker:

  • Löpande och pågående process
  • Process och produkt
  • Syftet

Löpande projektutvärderingar

Vår erfarenhet visar att utvärderingen i projekt bör planeras in direkt och i större projekt återkomma med jämna intervall när en större aktivitet är avslutad. Detta för att man i ett tidigt stadium kan rätta till brister både i kommunikation, rutiner och uppföljning. Löpande projektutvärderingar kan jämföras med pilotutbildningar som genomförs för att kunna rätta till brister i ett tidigt, alltså billigt skede.

När det gäller att utvärdera processen handlar det mycket om på vilket sätt vi samarbetade och hur kommunikationen fungerade inom projektet. Utvärdering av produkten eller resultatet är förhållandevis enkelt under förutsättning att man i sin planering tittat på hur man ska mäta sitt slutresultat.

En utvärdering kan i mångt och mycket genomföras på samma sätt som planeringsprocessen. Den stora skillnaden är dock att man i förväg förberett vilka frågor man ska arbeta kring. Kan man genomföra detta med hela projektgruppen samlad och i direkt anslutning till projektavslut är det att föredra.

Reflektion ger slutrapporten

Att upprätta en slutrapport handlar i huvudsak om att man med gruppen och för sig själv har formulerat ett antal erfarenheter som man tar med sig in i nästa projekt. En vanlig föreställning är att syftet är att man för sin uppdragsgivare talar om vad man gjort. Vi anser att det är den gemensamma reflektionen i syfte att lära sig mera som är viktig – en följd av detta blir slutrapporten.